Felhasználói élmény
Számos kényelmi funkció és a felhasználói élmény komoly fokozása
Már a Symbol Ügyvitel tervezésekor szerettünk volna egy innovatív, valóban használható, kényelmi funkciók egész sorát felvonultató rendszert építeni. De ez csak a folyamatosan felhasználói visszajelzésekkel együtt tudott megvalósulni. A Symbol Ügyvitel előtt ülő munkahelyi dolgozók vagy cégvezetők azok, akik el tudták mondani, hogy mire és miért van szükség.
Ablakok
A gyors ablak kezelés bármely felhasználói program egyik legfontosabb része.
Korlátlan számú ablakot tarthat nyitva párhuzamosan. Így elkezdett munkáját nem kell megszakítania, ha közben valami másnak nézne utána.
A Windows ALT+TAB-ja helyett a CTRL+TAB-ot használva gyorsabban váltogathat a Symbol Ügyvitel ablakok között.
A kedvencek menüben felhasználónként összegyűjtheti a leggyakrabban használt menüpontokat, hogy azokat egy kattintással elérhesse.
A felhasználói felület minden helyen könnyen tanulható, helyzetérzékeny tippek segítik a funkciók megértését.
A Head-Up-Display segítségével (CTRL+CTRL billenytű) a főablakon vagy az éppen használt ablakon tudja megkeresni a kívánt funkciót.
Az alapértelmezett gyorsbillentyűket minden ablakon felülbírálhatja vagy új gyorsbillentyűt hozhat létre kevésbé fontos funkciókhoz.
Egy kattintással tud jegyzetet létrehozni a főablakon. A jegyzetet fontossága szerint színezheti és akár át is küldheti egy vagy több kollégájának.
A jelenetrögzítő segítségével egy képsorozatot készíthet, ha valamilyen észrevételt nem tud egy képernyőképpel bemutatni.
A felhasználói- és rendszerbeállítások között a beállítás keresővel gyorsan tud keresni. A kívánt elemre kattintva a kereső a megfelelő helyre navigálja az egeret.
Adatbevitel
Az ügyviteli rendszerbe rengeteg adatot töltünk be. Ennek kényelmesnek kell lennie.
A Symbol Suggestnek köszönhetően pár betű vagy szótöredék alapján a rendszer vevőt, szállítót vagy terméket ajánl egy legördülő listában.
A füles kereső egy, a kezdőbetűk alapján elosztott, nagy teljesítményű keresőeszköz. Segítségével, a kezdőbetűket begépelve, kód vagy név alapján gyorsan ugorhatunk a megfelelő vevőre, szállítóra, termékre.
A füles kereső kiválóan alkalmas egy-egy mező vagy mezőpárok alapján történő keresésre. Ilyen esetben is elboldogul közel százezer vevővel, termékkel.
A termék füles kereső bármely üzemmódjában használhatunk speciális szűrési szabályokat a pontosabb találatért.
Adatbevitel során a hiányzó vagy hibás adatokra a rendszer egy intuitív hibajelzést küld és azonnal a módosítandó mezőre áll.
Amennyiben az adatok elvileg helyesen, de logikailag mégis hibásnak tűnnek, úgy a rendszer egy figyelmeztetés és a mezőre ugrás után engedi csak az adatok mentését.
Bizonylat tétel rögzítésekor azonnal rendelkezésre állnak a készletinformációk, a nyitott rendelések és az alkalmazandó árak. Ezek alapján pontosan rögzíthetjük a bizonylat tételeit.
A megjegyzés mezőket egy közös sablonba menthetjük, onnan bármikor felhasználhatjuk őket, sőt a megjegyzésbe dinamikus mezőket is beépíthetünk.
Egy sok tételes bizonylat kezelésére több kényelmi funkciót valósítottunk meg. Ezek mindegyikével akár több száz bizonylat tétel mozgatható.
A NAV rendszeréből bármikor lekérdezhető egy magyarországi adószám illetékessége és érvényessége. A kapott adatok alapján a vevő adatait is ki tudja tölteni a rendszer.
Az Európai Unió nyilvántartásából bármikor informálódhatunk róla, hogy a megadott közösségi adószám kihez tartozik és érvényes-e egyáltalán.
A program sok helyén lehet Drag and Drop (fogd és vidd) módszerrel adatot megfogni és azt valamelyik másik helyre ledobni. A Windows-os működéssel szemben a Symbol Ügyvitelben nem kell elnavigálni a másik ablakra, elég ha csak megállunk egy pillanatra a megfogott adattal.
A partnerkapcsolati (CRM) funkciók olyan mértékben integrálódtak a rendszerbe, hogy azokat minden vevői- és szállítói bizonylatról azonnal el lehet érni. Aktuális partnerkapcsolatot megtekinthetjük vagy helyben új emlékeztetőt is létrehozhatunk.
A Symbol Ügyvitel innovációinak egyik példája a beépített képfeldolgozó rendszer, amely tömegesen is tud webre kerülő képeket átméretezni, kivágni és vízjellel ellátni. A vízjel lehet a cég neve adott betűtípussal, elforgatva vagy akár a cég logó megadott százalékos áttetszőségben. Mindez külső képfeldolgozó program nélkül.
Listák
A listákon keresztül férünk hozzá az ügyviteli adatokhoz. Több módon kell tudni ezeket kinyerni.
A program listáinak mindegyike specifikus szűrőmezőkkel rendelkezik, amelyek közül a legfontosabbak egy billentyűvel elérhetőek. A szűrőfeltételek nevesítve elmenthetőek és később újra felhasználhatóak. A dátum intervallum mezők (pl.: elmúlt két hónap) pedig automatikusan alkalmazkodnak az aktuális dátumhoz.
A listák és tételes listák teljes értékű helyi menüvel rendelkeznek, a menüben minden az ablakon elérhető funkció helyet kapott.
A partnerlistákról (vevők, szállítók) elérhetőek az új bizonylatok. Így a partner kikeresése után azonnal nyithatunk új bizonylatot, nem kell a főmenüből meghívni az új bizonylat kiállító ablakot.
Az operatív listák (vevő, szállító és termék) adatai tömegesen is módosíthatóak. Egynél több sort kijelölve elérhetővé válik a Csoportos műveletek gomb, amelyben szinte minden adat módosítható. Egyszerre akár több száz adaton.
A Symbol Ügyvitel minden listája automatikusan képes eloszlás-, vonal- és oszlopdiagram megjelenítésére. A diagram adat/érték oszlopai szabadon módosíthatóak, a diagram az egérrel a kívánt irányba mozgatható, átméretezhető, szükség esetén pedig nyomtatható.
Rendszer
Egy jó ügyviteli rendszer stabil alapokon nyugszik.
A kezdőpont a program első indításakor segít a legfontosabb adatok (pénznem, árkategóriák, céglogó, stb.) helyes beállításában. A könnyű használatnak köszönhetően kedvelt funkció, megfelelő jogosultságok esetén később is használható.
A szélesen paraméterezhető jogosultsági rendszernek köszönhetően minden dolgozó csak azt látja, csak azt tudja módosítani, ami a munkájához kell. Minden más adat, információ, lista biztonsági okokból vagy a napi munka egyszerűsítése végett elrejthető.
Az adatimport varázslóval tetszőleges oszlopelrendezésű Excel (xls, xlsx, csv) fájlból tud adatok betölteni a Symbol Ügyvitel rendszerbe. A betöltendő adatok lehetnek egy korábbi ügyviteli rendszer adatai, de meglévő adatait is frissítheti tömegesen az adatimport segítségével.
A Symboogle a Symbol Ügyvitel mindenes keresője. Segítségével bármilyen adatra rákereshet rendszerében. Egy vevőre keresve a vevő adatait, kapcsolattartóit, bizonylatait kapja eredményük. Az eredménylistán pedig mindent ki tud nyitni egy kattintással vagy további műveleteket végezhet rajtuk. A keresés intelligens és a bármilyen formátumban beírt dátumokat (07/15 vagy 2014/05-2014/06) valós dátummá, dátumintervallummá konvertálja. Ezzel a bizonylatkeresést pontosíthatja. A nagy keresőkhöz hasonlóan a keresést gyorsíthatja keresőszavakkal: vevő, termék, számla, stb.
A Pénz érkezett funkció a modern, innovatív ügyviteli rendszerek egy remek példája arra, hogy miként lehet a mindennapi igényeket profin megvalósítani. Önnek elég egy beérkezett bruttó összeget beírnia és a rendszer megtalálja azt a számlát/díjbekérőt (vagy egy partnerhez tartozó számlapárokat, számlahármasokat), amelynek a kiegyenlítendő összege pont ennyi. A beérkező pénzösszegek adminisztrálása még soha nem volt ennyire egyszerű!
A nagyvállalati rendszerekben megtalálható vevői hitelkeret beállítási lehetőség elérhető már a kis- és középvállalati szegmensben is. Ennek köszönhetően megelőzhető a kintlévőségek elszaladása, de pontosan szabályozható a tartozás esetén érvényes rendelésrögzítési és készpénzes vásárlási rend.
A Google térkép segítségével nagyon pontosan tervezheti meg útvonalát cége székhelyétől, egyik raktárából a vevőihez, azok telephelyihez vagy akár dolgozói állandó vagy ideiglenes lakcíméhez. Az útvonal tervezése során egynél több célállomást is megjelölhet, teljes fuvarkört létrehozva.
A Symbol Ügyvitel rendszerben majdnem minden adathoz csatolható dokumentum. A dokumentumok az adatbázisban tárolódnak, a biztonsági mentéssel együtt ezek is biztonságban vannak. Amellett, hogy csoportokba szervezhetőek, a beviteli módok skálája is széles: egy vagy több fájl hozzáadása, vágólap, scanner, letöltés webcímről.
Gyorsan szüksége van egy termék adataira? Használja a főképernyő Gyors termékinformáció lehetőségét. Egy kódot, nevet vagy vonalkódot megadva hozzájut a termék minden adatához, beleértve a készlet- és árinformációkat.
A Symbol Ügyvitelben tárolható adatok részletességére egy nagyon jó példa a termékenként beállítható, termékcímkére nyomtatható piktogram. Ezek segítenek a csomagot kezelő személynek, hogy az épségben odaérjen a célállomásra. A külön megvásárolandó, öntapadós címke helyett tárolja ügyviteli rendszerében a termékre jellemző csomagkezelési információkat is!
Beállíthatja, hogy az alapértelmezett nyomtató helyett melyik bizonylat, melyik nyomtatón kerüljön nyomtatásra. Könnyen előfordulhat, hogy a szállítólevél máshol jelenik meg nyomtatásban, mint egy vevői rendelés visszaigazolás.
Az ügyviteli rendszerek legnagyobb értéke a bennük tárolt adat és az adatok változása. Az adatok változását már adatbázis szinten naplózhatja a Symbol Ügyvitellel. Minden adat változása elmentésre kerül, sőt – amennyiben az adatok naplózását is bekapcsolta – a régi és új adat is eltárolásra kerül. Könnyen megválaszolható kérdés, hogy ki és mikor módosított egy fontos adatot.