Leltározás előkészítése
A leltár fogalmát és funkcióját egy másik bejegyzésben már részleteztük, jelen bejegyzés célja a leltározás előkészítő folyamatainak bemutatása, melynek eredményeképpen megtörténik a leltárkorrekció és a rendszerben található számaink biztos, hogy megfelelnek a valóságnak. Első lépésként célszerű a leltárazandó termékek körét megállapítani, illetve hogy melyik raktárak készlete kerüljön raktározásra.
A Leltár menü Új leltár pontjában a fenti ablak jelenik meg. Itt tudjuk megadni a leltár fordulónapját, elnevezhetjük a leltárat, amennyiben évente többször is sor kerül leltározásra, például negyedéves vagy féléves leltárnak. A Készlet megjelenítése gomb segítségével tudjuk megjeleníteni a készletet, amennyiben szeretnénk. Alapértelmezetten nem kerül a leltáríveken a készlet megjelenítésre a visszaélések elkerülése miatt. Ha a leltárat elneveztük és a fordulónapot beállítottuk, a feladatok kiosztása következik a dolgozók részére úgy, hogy az adott termékeket illetően ne legyen átfedés, tehát két kolléga véletlenül se leltározza ugyanazokat a termékeket. Ezt az Új leltárív gomb segítségével tudjuk megtenni.
Itt kiválaszthatjuk a Raktárat, melynek termékeit leltározni szeretnénk, illetve az adott leltárívhez tartozó Dolgozót is. A Vonalkód mezőbe F9 billentyűvel ugrik a kurzor, ezután a vonalkódolvasóval végezhető a leltár. A hangok alatt lehet beállítani, hogy egy adott hangot adjon gép, ha sikerült beolvasni a vonalkódot (ekkor növeli a leltárt egy mennyiségi egységgel) és egy másikat, ha nem sikerült.
Beemelhetjük a leltárívre
- az Új termékeket, ekkor egyedi listát alakíthatunk ki a termékeket egyesével beemelve.
- a Raktár termékeit, ezalatt azokat a termékeket értjük, melyek legalább egyszer megfordultak már az adott raktárban.
- a Készleten lévőket, ezek az adott raktárban a rendszer szerint készleten lévő termékek.
- egy adott Termékcsoport termékeit, amennyiben csak azokat szeretnénk leltárazni, vagy egy dolgozóhoz egy adott termékcsoportot rendelünk.
- illetve a Maradék termékeket, ezek az összes eddig be nem emelt terméket jelentik.
Amint megvan az adott dolgozó leltárazandó listája, rögzíthetjük a leltárívet. Amikor az összes dolgozó leltárívét rögzítettük, a Leltár rögzítése gomb megnyomására kinyomtathatjuk a leltáríveket. Így a dolgozó már el is indulhat leltár-körútjára a raktárban.
Amint a fizikai leltár megtörtént, az adatokat a leltárívekhez rögzíthetjük. Adatrögzítés közben menthető a leltárív és később folytatható, ekkor mutatja a kitöltöttségi százalékot is. Ha az összes leltárív 100 %-os kitöltöttséggel bír, megvannak az eltérések a programban rögzített készlet és a valóság között, mely alapján végrehajtható a leltárkorrekció. Erről a műveletről egy következő bejegyzésben írunk bővebben.
