Kézi számla és szállítólevél
Mint ahogy azt már más bejegyzésekben részleteztük, számlázó és készletkezelő rendszereinkben lehetőség nyílik kimenő számlák és szállítólevelek rögzítésére. De mi történik, ha egy kézi számlatömb vagy szállítólevél tömb is használatban van a cégnél? Erről szól következő bejegyzésünk.
Természetesen a naprakész és pontos készletkezeléshez elengedhetetlen, hogy ne csak bizonylataink egy része, hanem az összes rögzítésre kerüljön a Symbol Ügyvitelben. Mivel a számla és a szállítólevél készletmozgató bizonylatok, létfontosságú, hogy kivétel nélkül bekerüljenek a rendszerbe, így biztosítható csak a pontos készletkezelés.
A programmal kiállított számlák esetében ez nem okoz problémát, de mi van ha emellett párhuzamosan létezik egy kézi számlatömb is? A válasz rendkívül egyszerű: erre is van megoldásunk!
Célszerű a kézi számlákat egy külön bizonylattömbben kezelni az sorszámokra való tekintettel. A Beállítások menüben a Törzsadatok alatt a Bizonylattömböknél az Új gomb megnyomásával a következő felugró ablak paraméterezésére van szükség:
Vegyük példának a kézi számlát. A bizonylat típusa kimenő számla kell, hogy legyen. Adhatunk megkülönböztető nevet is a bizonylattömbnek, hogy ebbe csak a kézi számlák kerüljenek rögzítésre. A Bizonylattömb azonosítónál egyértelműen meg kell különböztetni a programmal kiállított számlák formátumától, így ha az például SZ/adott év/adott sorszám, akkor itt valamit módosítani kell a névben (Pl.: KSZ vagy KEZISZ/ adott év / adott sorszám). A Kézi rögzítésű bizonylat mezőt be kell pipálni, ez biztosítja, hogy az eredeti bizonylatszám is feltüntetésre kerüljön a számlán. A többi beállításnak ebből a szempontból nincs jelentősége, azokat igény szerint lehet megtenni.
Ha sikeresen létrehoztuk a bizonylattömböt, az Értékesítés menüpont alatt az Új számla kiválasztásánál már megjelenik a Kézi számla (vagy amilyen nevet adtunk a bizonylattömbnek) lehetőség, erre kattintva a következő ablakot kapjuk:
Itt látszólag minden egyezik egy alapértelmezett számlakiállító ablakkal, egy mezőt kivéve. Ez a Bizonylatszám mező, ahová a rögzítendő kézi számla eredeti bizonylatszámát kell beírni. Ezáltal könnyen beazonosítható és visszakereshető lesz a bizonylat és a készlet is mozog. Természetesen szállítólevél esetében is ugyanígy célszerű eljárni. A számla rögzítése után mindig az eredeti bizonylatszámra érdemes keresni, mert a rendszerben ez alapján fogjuk tudni megtalálni.
A Kézi számlák rögzítésével készletkezelésünk naprakész lesz, ezáltal is hatékonyabbá téve ügyvitelünket.
