Új szerződés rögzítése
Az üzleti élet alapkövei a vevőkkel és szállítókkal kötött szerződések. Rendkívül fontos a hatékony üzletmenethez, hogy ezeket a szerződések naprakészek legyenek, szükség esetén módosítsuk őket és mindenekelőtt, hogy észben tartsuk a bennük foglaltakat. Nálunk ezt az ügyviteli szoftver megteszi helyettünk!
Miért érdemes szerződéseinket rögzíteni? A válasz nagyon egyszerű. Ha megtesszük, a paraméterek rögzülnek a rendszerben, ami emlékeztet minket, ha esedékes egy számla kiállítás, automatikusan beadja a szerződésben szereplő árat, figyel a határidőkre, tehát egy szó mint száz, mindent elintéz helyettünk.
A Partner menüpont alatt tudunk új szerződést rögzíteni mind a vevőink, mind a szállítóink részére. A rögzített szerződéseket listázni is tudjuk, sőt tételes listában még arról is meggyőződhetünk, hogy milyen termékekre vonatkoznak egy adott időszak szerződései például. Természetesen a szűrőfeltételek segítségével teljesen egyedi listákat is ki tudunk alakítani igényeinkhez mérten.
A Partner menüpont alatt tudunk új szerződést rögzíteni mind a vevőink, mind a szállítóink részére. A rögzített szerződéseket listázni is tudjuk, sőt tételes listában még arról is meggyőződhetünk, hogy milyen tételek szerepelnek egy adott időszak szerződéseiben például. Természetesen a szűrőfeltételek segítségével teljesen egyedi listákat is ki tudunk alakítani igényeinkhez mérten.
Az új szerződés adatainak rögzítése során, ahogy már megszokhattuk a Symbol Ügyvitelben a kötelezően megadandó adatok vastagon szedettek. Az alapadatok nézetben meg tudjuk adni, hogy melyik vevőnkkel kötjük az adott szerződést, sőt ha több vevőnkre is azonos feltételeket szeretnénk alkalmazni, a felső menüsorban található Vevők gomb segítségével a többi vevőt is hozzáadhatjuk az adott szerződéshez. Rögzítendő még a szerződés érvényességi ideje és hogy milyen termékekre vonatkozik.
A termék kiválasztó ablakban szereplő Tételnél felhasználható mennyiség mezőben feltüntetett mennyiség esetén (pl.: 100 db), arra az adott mennyiségre érvényes a szerződéses ár, ilyenkor a számlázandó mennyiség technikai okokból 1 db lesz, és a 101. db-ra már listaárat hoz a rendszer.
Amennyiben kívánjuk, telephelyhez is rendelhetjük a szerződést, sőt még azt is megadhatjuk, hogy milyen fizetési móddal kívánja partnerünk rendezni a szerződésből eredő kötelezettségeit. Tárgyat is megadhatunk, mely alapján könnyebben meg tudjuk különböztetni a szerződéseket, hiszen előfordulhat, hogy ugyanazzal a vevővel különböző termékekre különböző szerződéses árakban állapodunk meg. Az egyéb hasznos információkat a Megjegyzés rovatban tudjuk feltüntetni.
Ha az Eredeti bizonylatszám mezőt kitöltjük, a Symbol Ügyvitel által generált szerződésszám mellett az eredeti szerződésszám is feltüntetésre kerül a bizonylatokon, amennyiben folyamatos számlázás esetén a Teendők menüpontból számlázzuk ki az esedékes tételeket.
Ha az Akciós ár által felülbírálható beállítást alkalmazzuk, akkor akciók érvényesítése esetén figyelembe veszi a számlázó és készletkezelő rendszer ezen árak nagyságát, összehasonlítja a szerződéses és az akciós árat az adott termékre és ha az akciós ár kedvezményesebb, mint a szerződéses, akkor az kerül feljebb a prioritási sorrendben.
Ha a Nem árbefolyásoló beállítást alkalmazzuk, akkor a hagyományos módon kiállított számlák esetén a listaárat (vagy amelyik árkategória lett a vevőhöz rendelve) hozza automatikusan a rendszer és csak a rendszeres számlázás beállítása esetén, ha a Partner menüben a Szerződések számlázása pont alatt hozzuk létre a számlát, akkor fogja a szerződéses árat hozni automatikusan.
A Nem automatikus beállítás alkalmazása esetén a számla létrehozásakor manuálisan kell a szerződéses árat kiválasztani, nem az lesz az alapértelmezett.
A Dátumok módosítása gomb segítségével tudjuk az egyes tételekre vonatkozó kezdeti dátumot módosítani a szerződés kezdeti dátumára, amennyiben ezek eltérnének és egységesíteni szeretnénk.
Szállítóinkkal kötött szerződéseinket is hasonló keretek között tudjuk kezelni, kivéve a vevőspecifikus beállításokat, mint például a Nem árbefolyásoló beállítás és a több vevőhöz rendelés.
